Dal 1° gennaio 2026 diventa obbligatorio il collegamento “logico” tra i terminali POS e i Registratori Telematici. Una novità importante che però non deve spaventare: l’adempimento non richiede collegamenti fisici né aggiornamenti hardware costosi, ma una semplice procedura online sul portale dell’Agenzia delle Entrate. Vediamo nel dettaglio cosa prevede la normativa e come adeguarsi correttamente.

Cos’è il nuovo obbligo POS-RT

La nuova normativa introduce l’obbligo di associare digitalmente i terminali di pagamento elettronico (POS) ai registratori telematici (RT). L’obiettivo del Fisco è garantire una maggiore coerenza e tracciabilità tra i pagamenti elettronici incassati e i corrispettivi trasmessi giornalmente all’Agenzia delle Entrate.

Un collegamento solo “logico”, non tecnico

È fondamentale chiarire un punto che preoccupa molti esercenti: il collegamento tra POS e RT non è fisico. Non è necessario cambiare dispositivi, chiamare il tecnico per installare cavi o aggiornare il firmware della cassa. L’associazione avviene esclusivamente tramite il portale Fatture e Corrispettivi ed è di tipo puramente dichiarativo.

Tempistiche e scadenze

La procedura sarà disponibile nei primi mesi del 2026 e dovrà essere completata entro i termini stabiliti (ancora da definire nei dettagli operativi). Tuttavia, il mancato adeguamento potrà comportare sanzioni, rendendo fondamentale una corretta pianificazione per non trovarsi impreparati.

Guida pratica: come abbinare POS e Registratore Telematico

Ecco i passaggi operativi previsti per effettuare l'associazione:

1. Accesso al portale: Accedere al sito dell’Agenzia delle Entrate ed entrare nell’area riservata Fatture e Corrispettivi utilizzando le credenziali SPID, CIE o CNS.
2. Sezione Corrispettivi: Dal menu principale selezionare la voce Corrispettivi e successivamente cliccare su Registratori Telematici.
3. Gestione dispositivi: Entrare nella sezione Gestione dispositivi, visualizzare l’elenco dei registratori telematici censiti per la propria attività e selezionare quello interessato tramite la matricola.
4. Abbinamento del POS (TML): All’interno della scheda del registratore telematico, selezionare l’opzione per l’associazione del terminale di pagamento elettronico. Sarà necessario inserire:
   • L'identificativo TML (Terminal ID) del POS;
   • Un'eventuale descrizione per riconoscerlo (es. "POS Reception", "POS Bar").
   Confermare l’operazione per completare l’abbinamento.
5. Verifica dell’associazione: Controllare che il POS risulti correttamente associato al registratore telematico. L’associazione ha effetto immediato ai fini fiscali.

Informazioni operative importanti

• Nessun collegamento fisico (cavi/bluetooth) tra POS e RT richiesto.
• Nessun obbligo di acquisto di nuovo hardware.
• Ogni POS attivo deve essere associato a un RT valido.
• L'obiettivo è la coerenza dei dati: i pagamenti elettronici devono corrispondere ai corrispettivi trasmessi.

Impatto per hotel, ristoranti e strutture ricettive

Per le strutture ricettive l’impatto operativo è minimo, ma l’attenzione ai flussi di incasso diventa centrale. Una gestione disordinata dei POS (es. usare un POS non censito o associato a un'altra unità locale) può generare incoerenze nei dati incrociati dall'Agenzia delle Entrate, esponendo l'attività a controlli e potenziali sanzioni.

Come Cloud-Hotel ti aiuta ad essere conforme

Avere un PMS solido come Cloud-Hotel semplifica drasticamente la gestione di incassi e corrispettivi. Il software ti aiuta a tenere traccia di ogni pagamento elettronico, garantendo che i totali giornalieri siano sempre allineati con quanto trasmesso dal Registratore Telematico.

Inoltre, Cloud-Hotel è integrato nativamente con i principali marchi di Registratori Telematici (tra cui Epson, Axon, RCH, Custom e molti altri). Questa integrazione avanzata permette di:

• Inviare l'importo al registratore direttamente dal gestionale, senza digitare nulla sulla tastiera della cassa (riducendo a zero gli errori manuali).
• Mandare in stampa scontrini parlanti professionali, personalizzati automaticamente con i dati di riferimento della prenotazione (nome ospite, numero camera, periodo di soggiorno).