La primanota e il controllo di gestione nelle imprese alberghiere

pubblicato da il 30/03/2016 16:40

Oggi più che mai è il Controllo di Gestione è diventato strategico per lo sviluppo delle grandi Società Alberghiere ma può esserlo anche per quelle Società e Gruppi medio piccoli, che in tempo reale vogliono comprendere tutto ciò che accade all’interno delle proprie strutture.

Il Controllo di Gestione Alberghiero è il processo mediante il quale è possibile assicurarsi che le risorse vengano impiegate efficientemente (valutando il rapporto tra risultato raggiunto e risorse impiegate espresse in termini di costo) ed efficacemente (esprimendo rapporti tra risultato raggiunto e obiettivo prestabiliti)

Si tratta di attivare azioni di organizzazione e programmazione, assolutamente strategiche per il monitoraggio dell’andamento aziendale in un settore come quello alberghiero, molto complesso, composto di molteplici servizi che si concentrano in macro aree, quali la Room Division, il Food & Beverage e i Servizi Diversi.

Volendo sintetizzare alcuni concetti chiave di quella che è certamente una materia complessa "per i non esperti", sottraendoci a dispendiosi benchè necessari approfondimenti, i tre momenti fondamentali di cui vive la gestione sono prevenzione, attuazione e controllo; quest’ultimo può avvenire sia durante il percorso attuativo sia alla fine di periodi di tempo ben definiti (il mese, il trimestre, l’anno) confrontando anche più esercizi contabili (es l’anno precedente con quello attuale oppure costruendo statistiche degli ultimi tre anni).

Il Controllo di Gestione non va implementato in maniera standard ma secondo le effettive necessità delle singole imprese alberghiere ed in base livello di varietà delle strutture. Esso deve essere sempre composto dall’elemento organizzativo e da quello contabile, quest’ultimo attuabile mediante una contabilità per centri di responsabilità.

Riferendoci al processo di erogazione del servizio dell’impresa alberghiera, i centri di responsabilità, che sono le unità organizzative coordinate da un manager preposte al raggiungimento di specifici obiettivi, sono riconducibili alle seguenti aree : Room Division; Food & Beverage; Wellness Congressi e conferenze; Noleggio e parcheggio auto; Altri servizi.

Tali aree nella realtà del singolo albergo non sempre esistono, per la mancanza dello specifico servizio erogato, fondamentale è comunque identificare tutti i possibili centri di responsabilità, al fine di limitare le aree non responsabilizzate o aree di sovrapposizione delle responsabilità, spesso presenti nelle imprese alberghiere ne è un esempio calzante quella tra l’area Room Division e l’area Food & Beverage dovuta alla formula pensione completa, o mezza pensione. L’Azienda alberghiera infatti, fornisce differenti prodotti e differenti servizi sui quali è necessario operare un adeguato controllo. 

La funzionalità di primanota di Cloud-hotel viene incontro a tutti coloro vogliono iniziare ad attuare un controllo di gestione della propria attività alberghiera e dei differenti centri di responsabilità.

La primanota è sostanzialmente un registro contabile in cui sono annotati i movimenti di denaro con data, importo in entrata o in uscita, il soggetto dal quale è stato ricevuto il denaro, la cassa in cui abbiamo versato o prelevato il denaro, ed una breve descrizione dell'operazione e il conto di esercizio ovvero il centro di responsabilità.

La gestione della Primanota in Cloud-hotel è semplicissima. Possiamo definire delle Casse, ed avere sempre sotto controllo il saldo attuale di ogni Cassa.

La fase di inserimento e/o modifica di un movimento è altrettanto semplice.

 

Per ogni documento, fattura e/o ricevuta emesse con Cloud-hotel, sarà possibile registrare l'incasso in primanota cliccando direttamente sull'icona presente in Gestione Documenti .

 L'icona sarà di colore verde per segnalare che il pagamento/incasso è stato già registrato in primanota.  In questo modo avrete già a livello visivo, una panoramica sui documenti non ancora pagati.

  L' elenco completo dei documenti non ancora pagati e quindi "sospesi", in un determinato lasso di tempo, può essere controllata dalla funzione di Chiusura/Analisi contabile.  

 

In Cloud-hotel è anche possibile organizzare le rilevazioni in conti di esercizio ( i vostri centri di responsabilità citati prima) ovvero le tipologie di entrate ed uscite maggiormente utilizzate e/o che si vuole monitorare l'andamento, quali ad esempio: Ricavi vendite, Stipendi, Fitti, Spese telefoniche, Illuminazione e riscaldamento, Alimenti e Bevande, Pubblicità e acquisizione clientela, Cancelleria e stampati, Riparazioni e manutenzioni, Consumi cristalleria, posateria, stoviglie; Consumo biancheria, coperte ed altro. 

La creazione di queste voci permette, nell'utilizzo della Primanota, l'attribuzione delle spese e delle entrate ad una tipologia specifica e successivamente di avere un report raggruppato per queste voci come quello di seguito ( sempre dalla pagina Chiusura/Analisi contabile ).

 

La primanota di Cloud-hotel è giusto quello che ti serve per iniziare a tenere sotto controllo le casse, le spese e gli incassi e cominciare ad attuare un controllo di gestione efficace.

Il software mette a disposizione tramite la funzione di Chiusura/Analisi contabile la possibilità di interrogare ed aggregare i dati rilevati per singolo giorno o range di date,  in modo tale di avere a fine giornata un controllo preciso sui saldi.
A fine giornata calcolati appunto i saldi, si verificherà che la giacenza effettiva (contanti, assegni, paypal ecc..) corrispondano i saldi contabili.

In caso di mancata corrispondenza ci può essere stato un errore od un'omissione di qualche operazione o qualche sottrazione di denaro.
  

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