4 Motivi per smettere di usare EXCEL come se fosse un gestionale alberghiero

pubblicato da il 19/11/2015 10:00

Non vi è dubbio che Excel è un programma potente ed utile utilizzato da quasi tutte le imprese in tutto il mondo, ma un foglio di calcolo non è di certo adatto a gestire il tuo Hotel, agriturismo, ostello o Bed & Breakfast che sia. E' dimostrato che ogni settore ha perdita di produttività e di entrate utilizzando fogli di calcolo Excel, e il settore dell'ospitalità non fa eccezione. Ecco alcuni degli errori in cui potreste incorrere utilizzando Excel e soprattutto come risolverli grazie ad un gestionale Cloud. 

1 - Excel fà perdere tempo

E' difficile calcolare esattamente la quantità di albergatori che perdono tempo prezioso in processi manuali e ripetitivi utilizzando Excel per gestire la loro proprietà. E' vero Excel ha molte grandi funzioni, ma sono soggetti a errori. Una "cella" configurata con una formula sbagliata può rovinare un intero foglio di calcolo.

Quando si utilizza un foglio di Excel per gestire le spese, prenotazioni, orari, ecc, è probabile che più persone utilizzino lo stesso documento; e quando più di una persona utilizza lo stesso documento il disastro è annunciato.

Scenario 1: I dipendenti della reception usano dei fogli di calcolo per gestire le prenotazioni e contestualmente usano inviare un e-mail di conferma al cliente. Durante il turno del mattino, il dipendente #1 invia numerose e-mail di conferma, ma si dimentica di marcarle come inviate sul foglio excel. Più tardi, il dipendente #2 inizia il suo turno e pensa che i messaggi di posta elettronica non sono stati inviati e rifà il lavoro creando confusione tra i clienti e perdite di tempo.

Scenario 2: Le tue prenotazioni vengono aggiornate in Excel più volte al giorno, tutto questo mentre le prenotazioni e cancellazioni avvengono su base continuativa tramite OTA. Si perde quindi moltissimo tempo ad aggiornare fogli Excel, ed è impossibile stare dietro a tutte le nuove prenotazioni e/o cancellazioni, rendendo i fogli di calcolo quasi sempre non aggiornati.

Scenario 3: Un dipendente accidentalmente salva una copia del foglio di calcolo. Voi o un altro dipendente aprite il vecchio foglio di calcolo e lavorate per un intero turno su un foglio che non contiene le informazioni più recenti.

Con un sistema gestionale alberghiero automatizzato, centralizzato, multi-utente e soprattutto sempre disponibile on-line come Cloud-Hotel vi eviterete il doppio del lavoro e soprattutto eviterete di creare confusione ed errori.

2 - Excel è incline ad errori

Ma voi credete ai fogli di calcolo? Certo che ci credete. Sono incontrovertibili prove pronte per essere stampate, sbattute sulla scrivania e picchiettate con il dito per giustificare nuove politiche aziendali. Ma c'è un problema, sono piene di errori. Già, secondo alcuni studi americani il 90% dei fogli di calcolo contiene un errore.

Un numero sbagliato in una cella ha costretto una società a ridurre le proprie previsioni di ricavi per il quarto trimestre e le sue azioni hanno perduto il 25% del valore, un segno meno mancante ha fatto sovrastimare di 2,6 miliardi di dollari i guadagni di un fondo d'investimento, altri fogli di calcolo linkati tra loro, hanno permesso di coprire una frode di 700 milioni di euro in una banca, l'errore contenuto in una macro ha ritardato la commercializzazione di un farmaco, devastando i profitti dell'industria farmaceutica. Se volete altri esempi dettagliati di disastri combinati con Excel, c'è un elenco degli otto peggiori errori di sempre in questo articolo.

E' vero che questi sono degli esempi estremizzati, ma se aziende con centinaia di ragionieri hanno avuto errori e/o problematiche con Excel, potresti averne anche tu. Gli errori sui fogli di calcolo Excel possono causare quindi entrambi i problemi... sia monetari e che di prenotazione.

3 - Impossibilità a lavorare in gruppo

Come accennato in precedenza, quando più persone utilizzano lo stesso foglio, gli errori sono inevitabili. La formazione adeguata del personale è essenziale per qualsiasi sistema. Ma, la differenza tra i fogli Excel ed altri software è che un foglio excel è facilmente modificabile (anche se impostiamo delle aree o celle protette). Ci sono alcune caratteristiche di sicurezza in Excel che impediscono agli utenti di modificare le funzioni e le formule ma è facile che per non salvare le modifiche l'utente salvi invece dei file duplicati. Così facendo con fogli di calcolo diversi corri il rischio di perdere informazioni strada facendo.

4 - Mancanza di sicurezza

La maggior parte delle aziende che utilizzano Excel non proteggono i fogli di calcolo con una password. I tuoi dati personali e lavorativi sono quindi facilmente accessibili se qualcuno accede al computer. Le funzioni di sicurezza su fogli di calcolo, poi, possono essere aggirati; con un pò di dimestichezza non è difficile sproteggere un foglio di calcolo protetto da password.

Sono quindi da preferire sistemi PMS (property managment system - gestionali alberghieri) cloud-based come cloud-hotel. Il tuo account è protetto da password e le informazioni sensibili vengono crittografate. Cloud-hotel inoltre traccia i login d'accesso effettuati ed eventualmente puoi impostare un alert per ogni connessione al tuo pannello di controllo.

La soluzione

Mentre i fogli elettronici di Excel sono l'ideale per molte attività, non dovrebbero essere utilizzati per gestire la vostra struttura ricettiva. I rischi associati con i fogli di calcolo possono e si tradurranno in errori costosi. Un sistema gestionale alberghiero web-based come cloud-hotel ottimizzerà il tuo lavoro e quello dei tuoi collaboratori. Inoltre misure di sicurezza e crittografia mantengono il sistema cloud-based sicuro, automatizzando molti processi tra cui anche quello del backup dei dati. Sarà più facile addestrare i vostri dipendenti ad utilizzare il software Cloud-hotel che continuare ad usare fragili fogli di calcolo.

E' il momento di aggiornare il tuo business con un sistema gestionale alberghiero professionale. Sia che utilizziate il nostro software gestionale, Cloud-hotel, od un altro, vi farà risparmiare tempo e denaro rispetto alla gestione fatta tramite un foglio di calcolo.

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